人に説明するとき、何を言っているのかわからないと言われたり、困惑した顔を
されたことはありませんか？説明が下手な人も多いと思いますが、そういう人は
大抵、「見てきた」「聞いた」ことをそのまま言語化しようとしている人です。
つまり、説明がうまい人は見たこと、聞いたことを自分の頭で咀嚼して理解してから
説明します。逆に下手な人は説明を伝言ゲームだと勘違いしている人です。
聞く人は要点だけわかれば、納得するのです。
巷にはいろんなテクニックが溢れていますが、今回簡単にできるものとして
数字を利用するテクニックを紹介しようと思います。
例えば、上司に仕事の進捗具合を聞かれたとします。
「まぁまぁ進んでいます」「問題ありません」と答えたとしたら、
上司はどのくらい進んでいるのか検討がつかず、不審に思ってしまいます。
期限までに終わるのか心配になりますよね。
逆に、「今は全体の３割くらい進んでいます」「今週までには
８割ほど出来上がるので来週には間に合います」のような数字を交えた
報告をすると上司は理解しやすくなり、安心して仕事を任せられるようになります。
また、説明が曖昧な人の特徴として事実ではなく解釈で答えてしまう傾向にあります。
例えば、気温が２０度だったとします。それはある人によっては快適であっても
別の人には暑く感じるかもしれません。今日の気温を聞かれて「快適です」
「少し暑いくらいです」と答えても、人によって感じ方が違うため最適解には
なりません。
天気予報士が「今日は少し雨が降るかもしれません」と言ってもどのくらい降るか
わからず、傘が必要なのかもわかりません。「降水確率は３０％です」と言って
もらった方が客観的に判断できます。
数字には客観的なデータがあるように感じます。私だけが思っているのはなく
データの裏付けがあるので、説得力が大きくなります。
いつも数字で説明できるように心掛けている人は、物事をできるだけ数字で
把握しようとしています。その習慣が自分の成長を助けることに役立っています。
説明において一番重要なのは、相手に利益があるような話をすることです。
相手がどんなものを望んでいて、どんな風に説明するとわかりやすいのか、
相手の立場になって話をすることです。原点は思いやりだと思います。
数字を使って、できるだけわかりやすい事実を伝えましょう。
